OhkayDigital贡献者故事 - 革新周末预订流程：在周末用ChatGPT+构建的自动化解决方案

挑战：自动化一个低效的手工预订流程

每周，团队都面临着在新加坡某个严格控制的地点管理体育预订的艰巨任务。

这个过程始于一个WhatsApp群，参与者提交自己的空闲时间和需求。截止到周一的截止日期，信息纷至沓来，一位专职志愿者需要抽取和整理这些信息。这项任务需要花费数小时来筛选信息，将详细内容转移到一个有两个主工作表的Excel文档中，并在一个Word文档中记录个人需求。经过一天的手工数据转移、格式化和重复核对之后，志愿者最终将所有信息提交给管理员进行审核和最终确认。

考虑到这个过程需要的时间和努力，我们设想了一个更好的解决办法——一个能够：

自动捕捉预订请求：通过Google表格简化数据收集，避免手工录入数据。
创建和维护一个中央数据中心：将所有请求集中在一个地方。
自动取消和调整：高效地删除取消并重新编号条目。
动态填充模板：将相关数据传输至预定义的Excel和Word模板。
自动分发：将所有信息整齐打包，直接提交给管理员。

有了这个计划，我开始着手创造一个完全自动化的系统，可以将几小时的手动劳动减少到几次点击就能完成。

解决方案的逻辑结构

我们的解决方案包括一系列关键步骤：

数据收集和设置:
参与者每周填写一个Google表格，将回答集中在名为“表单回答”的工作表中。
函数createWorkingSheet接受这些回应，并将它们与“Full Template”表中的静态数据组合在一起，创建一个名为“Working_Sheet”的表，用于作为一个中心化的数据中心，为每个预订提供独特的序列号（S/N）。

2. 自动化数据管理:

removeCanceledBookingsAndRenumber 函数识别标记为已取消的行，将其移除，并确保S/N列保持顺序。这个过程保持记录有序，并防止手动重做。

3. 动态文档生成:

类似 processSaturdayBookingsFromWorkingSheet 和 processSundayBookingsFromWorkingSheet 的功能会填充两个 Excel 模板，分别是“Saturday Template”和“Sunday Template”，并且填充正确的数据。另一个函数，populateBookingSheets，将详细摘要转移到不同的工作表，以便在 Word 文件中进行简便文档记录。
一旦填充好，createStyledTablesInGoogleDoc会在单个Google文档中格式化和生成表格，为便于分享提供一个精致、有组织的摘要。

4. 最终电子邮件自动化:

函数sendBookingEmail将所有内容编译成一封带有所有必要附件的邮件，准备供管理员审核和批准。

每个功能都起着至关重要的作用，处理整个工作流程 — 从数据收集到取消管理，文档生成，最终提交。

我的贡献：航行复杂。

当我着手这个项目时，我负责定义结构，规划每一步，并从头到尾构想系统。我制定工作流程、确定数据需求，并与ChatGPT合作，将我们的需求转化为代码。

主要功能

一些支持自动化的主要功能包括：

createWorkingSheet：将表单响应和模板数据合并到一个工作表中，为每个条目分配唯一的序列号。
删除取消的预订并重新编号：从“工作表”中删除取消的条目，并按顺序重新编号条目。
processSaturdayBookingsFromWorkingSheet和processSundayBookingsFromWorkingSheet：使用特定于每个预订日的数据填充单独的模板。
populateBookingSheets: 传输详细的预订摘要以供进一步在文档处理中使用。
在Google文档中创建格式化的表格，用于专业共享。
发送预订邮件：自动向管理员发送带有所有相关附件的最终邮件。

每个函数都经过精心设计，旨在处理特定任务，确保数据流畅、准确和高效。

在你认为我是独自完成这一切之前，请继续阅读...

ChatGPT的贡献：一个不可或缺的合作伙伴

ChatGPT 在将想法转化为代码方面发挥了不可或缺的作用。每当我遇到挑战或有想法时，ChatGPT 都能提供代码片段，建议优化，并引导我完成实现。这种协作过程将本可能是令人生畏的编码项目变成了无缝、赋予力量的体验。在 ChatGPT 的支持下，我在一个周末内从概念到一个可运行的解决方案，将复杂的工作流程实现，而无需专业的编程技能。

自动化的好处：时间、准确性和效率

这项解决方案的影响不仅仅是节约时间。这种自动化每周消除了数小时的手动工作量，让志愿者摆脱了繁琐的复制、格式化和交叉核对数据的循环。自动化的数据传输能减少人为错误，确保输出结果的一致性和可靠性。有了结构化的自动化工作流程，减少了疏忽的风险，团队现在可以更加自信地处理预订。

自动化与人工智能的未来

在回顾这次经历时，让人惊讶的是意识到AI是如何让这一切成为可能的。在像ChatGPT这样的工具之前，构建类似这样的自动化、多步系统通常需要高级编程技能或专门开发人员的帮助。现在，在ChatGPT的支持下，我可以在一个周末内通过复杂的逻辑、实时解决问题，生成超过500行代码。在这个过程中，我发现我也学到了很多关于编程人员思维方式的知识，以一种浓缩的方式。

我不再需要一个程序员朋友了，或许——我已经有一个了。

人工智能的能力打开了一些曾经难以企及的任务，将它们转化为可以实现的目标。最令人兴奋的是，这项技术才刚刚开始。随着人工智能的不断发展，像ChatGPT这样的工具将变得更加直观，能够理解并回应日益复杂的请求。AI辅助解决问题的未来光明无限，我期待看到它如何使更多创作者能够将他们的想法变为现实。

与着眼于复杂的解决方案来满足单一用例不同，创作者应该有更宏大的梦想。推动这些解决方案的人工智能只会变得更智能。我们应该设计能充分利用其潜力的平台和用例，随时准备从迅速展开的智能世界中获益。

P.S. 我很高兴与ChatGPT的对话分享给任何感兴趣的人。